ოფის
მენეჯერები პასუხისმგებელნი არიან მთელი ოფისის ან ოფისთა შეუფერხებელ მუშაობაზე. ეს
შეიძლება გულისხმობდეს ადმინისტრაციის მართვას და ზედამხედველობას. პასუხისმგებლობას, რომ კარგად მუშაობდეს საოფისე პროგრამები. ოფის
მენეჯერებს ჩვეულებრივ არ სჭირდებათ სპეციალიზებული განათლება, თუმცა ესაჭიროებათ შესაბამისი
გამოცდილება ადმინისტრაციულ და მენეჯმენტის კუთხით.
თუ ასეთი ტიპის სამსახურს ეძებთ, შეგიძლიათ მკვეთრად
გაზარდოთ შანსები იმის ცოდნით, თუ რა უნარებს და გამოცდილებას უნდა გაუსვათ ხაზი აპლიკაციასა
და ინტერვიუს პროცესში.
გადახედეთ მოთხოვნად უნარების სიას. შეიძლება აღმოაჩინოთ,
რომ უმეტეს მათგანს ფლობთ. გამოიყენეთ შესაბამისი უნარების სახელები როგორც ქივორდები
თქვენს რეზიუმესა და სამოტივაციო წერილში. ასე დამქირავებელი შეამჩნევს, რომ თქვენ
გაქვთ ის უნარები, რომელსაც ისინი საჭიროებენ. ყურადღებით წაიკითხეთ სამუშაოს აღწეილობა,
რათა გაიგოთ რომელი უნარებია მნიშვნელოვანი თქვენი მომავალი დამსაქმებლისთვის.
ყველა ოფის მენეჯერის სამუშო არ ითვალისწინებს ერთიდაიგივე უნარების ჯგუფს. ბევრი რამეა დამოკიდებული იმაზე, თუ რა ზომის გუნდის მართვა მოგიწევთ, რამდენი ადამიანია ოფისში, რომელსაც მართავთ და რა სახის
პროგრამებს და სისტემებს იყენებენ თქვენი დამსაქმებლები.
მაგრამ არის რამდენიმე უნარი, რომელიც ყველა ოფის მენეჯერს
უნდა ქონდეს.
ადმინისტრაციული უნარები
როგორც ოფის მენეჯერი, პასუხისმგებელი იქნებით რამდენიმე
ადმინისტრაციული დავალების შესრულებაზე. ეს მოიცავს პერსონალის მიღებას და დათხოვას,
შესრულებეული სამუშაოს შეფასებას, ახალი თანამშრომლების ტრენინგებს და სხვების ზედამხედველობას.
ზოგადი ბიზნეს ოპერაციების ჩატარებას, საქმისწარმოებას
და პერსონალის უწყისების წარმოებას.
აგრეთვე მოგიწევთ დაგეგმვა, მიმოწერის პროცესისთვის
თვალის დევნება, შეხვედრების დაგეგმვა და დასწრება. შეიძლება მოგთხოვონ წარმოჭრილი
კონფლიქტების გადაჭრა, სამუშაოს გადანაწილება და პოლიტიკის შემუშავება ორგანიზაციისთვის.
ანალიტიკური უნარები
თქვენი სამუშაოს ნაწილის შეადგენს იმის ძიება, თუ როგორ
შეასრულოთ სამუშაო უკეთ. თუ თქვენ შეძლებთ და იპოვით სად იხარჯება კომპანიის რესურსები
არაეფექტურად და იპოვით მისი დაზოგვის გზებს, შეძლებთ თქვენს დამსაქმებელს დიდი რაოდენობით
ფინანსები დაუზოგოთ. კარგი ოფის მენეჯერი ყოველი პროცესის მიმდინარეობისას უსვამს საკუთარ
თავს კითხვას: „ეს ნამდვილად მნიშვნელოვანია? თუ შესაძლებელია მისი უკეთესად შესრულება?“
დეტალებისადმი ყურადღებიანობა
როგორც ოფის მენეჯერი, პასუხისმგებელი იქნებით შესაბამისი
საოფისე ნივთების დროულად შეკვეთაზე, უწყისების ზუსტად წარმოებასა და ყველა საკითხის
და საჭიროების მონიტორინგზე. თუ ყველაფერს სწორად შეასრულებთ, ოფისი ისე იფუნქციონირებს
თითქოს თავისით მუშაობს. თუ პატარა დეტალი მაინც შეგეშალათ, შეიძლება სხვებმა სამუშაოს
შესრულება ვერ მოახერხონ.
საკომუნიკაციო უნარები
როგორც ოფის ასისტენტი ერთერთი პირველი იქნებით, ვისაც
ვიზიტორები ხვდებიან, ამიტომ უნდა შეგეძლოთ მოქმედება როგორც ეფექტურ რეცეფციონისტს
და ამავდროულად შეასრულოთ საკუთარი მოვალეობები.
თქვენ შეიძლება იყოთ მთავარი მაკავშირებელი რგოლი გარეშე
პირებსა და თქვენს ოფის შორის, ასევე თქვენს თანამშრომლებს შორის. ამიტომ მოგიწევთ
კონფლიქტების მოგვარება, სამუშაოს განაწილება თანამშრომლებზე, ეს კი მოითხოვს კომუნიკაციის
კარგ უნარებს, როგორც ზეპირს, ისე წერილობითს. კომუნიკაციის ფორმა უნდა იყოს ზუსტი,
ეფექტური, მეგობრული და პროფესიული ერთდროულად.
კომპიუტერული უნარები
მნიშვნელოვანია, რომ ოფის მენეჯერი ფლობდეს ფართო სპექტრის
კომპიუტერულ უნარებს.
სპეციფიკა მთლიანად დამოკიდებული იქნება თქვენს დამსაქმებელზე,
მაგრამ ყოველთვის მოიცავს მონაცემების შეტანას და ზოგად IT ამოცანებს.
ოფისის მართვა სხვადასხვა ტიპის მოვალეობებს აერთიანებს.
ოფის მენეჯერები ზოგადად კომპანიის მართვის ყველა ასპექტში იღებენ მონაწილეობას. თუ
ასეთი ცენტრალური როლი გიზიდავთ, გადახედეთ უნარების ჩამონათვალს, რომ შეაფასოთ თუ
შეგესაბამებათ ასეთი ტიპის სამსახური.
ფინანსური საქმეები
თქვენს მოვალეობებში შეიძლება შევიდეს ინვოისების მიხედვა,
ბიუჯეტის შედგენა და საბუღალტრო საქმე. ასევე შეიძლება მოგთხოვონ სახელფასო უწყისების
და მცირე ხარჯებისთვის გამოყოფილი თანხის მართვა, კვარტალური და ნახევარწლიური რეპორტების
მომზადება.
ლიდერობის უნარები
როგორც ოფის ასისტენტების ჯგუფის ხელმძღვანელს, უნდა
შეძლოთ ყველას მოტივირება და კოორდინირება. უნდა შეძლოთ უზრუნველყოთ გუნდური მუშაობა.
თქვენმა მუშაობამ უნდა დაამკვიდროს სტანდარტები სხვებისთვისაც და შემდეგ უნდა დარწმუნდეთ,
რომ ეს სტანდარტები სრულდება. გაძღოლა ხშირ შემთხვევაში ნიშნავს დაეხმაროთ სხვებს კარიერულ
ზრდაში, ინიციატივების გამოჩენასა და ერთმანეთთან კომუნიკაციაში.
სოციალური უნარები
ოფის მენეჯერის სამუშაოში დიდ როლს ასრულებს ინტერპერსონალური
უნარები. თქვენ მოგეთხოვებათ დადებითი დამოკიდებულება, ვიზიტორებთან შეხვედრა და გუნდურ
მუშაობაში ჩართვა.
მრავალმხრივი უნარები
ოფის მენეჯერებს მოეთხოვებათ მრავალმხრივი უნარები,
რაც ეხმარება სამუშაოს შესრულებაში. ეს მოიცავს დეტალებისადმი დაკვირვებულობას, მოქნილობას
იმ ამოცანის მიხედვით, რომლის შესრულებაც გიწევთ და სანდოობას.
ოფის მენეჯერები ასევე უნდა იყვნენ კარგი ნეთვორქერები,
ლოგიკურად მოზაროვნეები, მრავალ ამოცანაზე მომუშავეები და პრობლემის გადამჭრელები.
დროის მართვა და ორგანიზაცია ამ ხალხის მეორე მე უნდა იყოს.
Comments
Post a Comment