ელექტრონული ხელმოწერის უპირატესობები

     თუ თქვენ კარგი ორგანიზატორი ბრძანდებით ძლიერი ადმინისტრაციული უნარებით და ნიჭით გაუძღვეთ და მოტივაცია მისცეთ გუნდს, მაშინ კარიერა ოფისში და ადამიანური რესურსების მართვა შესაძლოა შესაფერისი იყოს თქვენთვის.

როგორც ოფისის მენეჯერი, თქვენ პასუხისმგებელი იქნებით ყველა ადმინისტრაციული აქტივობის ორგანიზებაზე, რომლებიც განაპირობებენ ოფისის შეუფერხებელ მუშაობას. ეს მოიცავს პერსონალის, ინფორმაციის და სხვა რესურსების ორგანიზებას. თქვენ უნდა უზრუნველყოთ საოფისე ტექნიკის და აღჭურვილობის სათანადო მუშაობა, შესაბამისი აღრიცხვების განახლება და ყველა ადმინისტრაციული საქმის ეფექტური წარმართვა.

მცირე ორგანიზაციებში ყველა ამ ამოცანას თავდ უნდა გაართვათ თავი, დიდ ორგანიზაციებში კი შესაბამის გუნდს უნდა გაუწიოთ ზედამხედველობა.

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენი მოვალეობები განსხვავებული იქნება დამსაქმებელი ორგანიზაციის მიხედვით, თქვენი ძირითად პასუხისმგებლობა იქნება, რომ ოფისმა იმუშაოს შეუფერხებლად, რათა ორგანიზაციამ მიაღწიოს დასახულ მიზნებს.

სამსახურის სახელები შეიძლება განსხვავდებოდეს და ეწოდებოდეს ბიზნესის, ადმინისტრაციის ან ოპერაციების მენეჯმენტი.

როგორც ოფის მენეჯერს, თქვენ მოგეთხოვებათ სხვადასხვა პროგრამების გამოყენება: ელ. ფოსტის, მონაცემთა ბაზების, რათა უზრუნველყოთ ოფისის ეფექტური მუშაობა. მოგიწევთ ელექტრონული და ქაღალდის ფაილების სისტემების მართვა, ასევე ახალი ადმინისტრაციული სისტემების მაგალითად, სააღრიცხვო მენეჯმენტის დანერგვა. უნდა აწარმოოთ საოფისე ხარჯები და განაგოთ ბიუჯეტი.

ოფის მენეჯერები ზრუნავენ ოფისის სახის ორგანიზებაზეც, იმარაგებენ საკანცელარიო ნივთებს და სხვა საჭირო აღჭურვილობას, პასუხისმგებელნი არიან ოფისის მდგომარეობასა და სარემონტო სამუშაოებზე, აწყობენ შეხვედრებს პერსონალთან - დაბალანაზღაურებად პოზიციებზე ეს შეიძლება მოიცავდეს დღის წესრიგის დაბეჭდვას და ოქმის შედგენას, მაგრამ უფროს მენეჯერებს ჩვეულებრივ ასისტენტები ყავთ ამის გასაკეთებლად.

თქვენი მოვალეობა იქნება ახალი კადრების მიღების საკითხიც, ზოგჯერ მათი ტრენინგებიც. უნდა გადაანაწილოთ საქმე პესონალზე და მართოთ მათი სამუშაოს მოცულობა და შედეგი, უზრუნველყოთ პერსონალის განვითარება და ტრენინგები, დანერგოთ და ხელი შეუწყოთ თანასწორობის და განსხვავებულობის პოლიტიკას, მოამზადოთ მოხსენებები ტოპ მენეჯმენტისთვის და გააკეთოთ პრეზენტაციები, უპასუხოთ კლინეტების კითხვებს და საჩივრებს, გადახედოთ და განაახლოთ ჯანმრთელობის და უსაფრთხოების პოლიტიკას და თვალი ადევნოთ მათ შესრულებას, რეგულარულად შეამოწმოთ ელექტრო მოწყობილობები, დაესწროთ კონფერენციებსა და ტრენინგებს, მართოთ სოციალური მედია თქვენი ორგანიზაციისთვის.

ოფის მენეჯერების სამუშაო დრო ჩვეულებრივ კვირაში 35 საათია, თუმცა დატვირთულ პერიოდში შეიძლება გვიანობამდე დარჩენაც მოუწიოთ. ბევრგან შესაძლებელია ნახევარ განაკვეთზე მუშაობა.

ეს სამუშაო საოფისე ხასიათისაა. პატარა ორგანიზაციაში შეიძლება სხვა თანამშრომლებთან ერთად იჯდეთ ოთახში, დიდ ორგანიზაციაში კი ზედამხედველობა უნდა გაუწიოთ გუნდებს, რომლებიც სხვადასხვა ოთახებში შეიძლება მუშაობდნენ.

უმეტეს შემთხვევაში მოგეთხოვებათ კლასიკური სტილის ჩაცმულობა.

ეს სამუშაო გამომწვევი შეიძლება აღმოჩნდეს იმ კუთხით, რომ პასუხისმგებელი იქნებით შეხვედრების მიზნებსა და დედლაინებზე, პერსონალის დისციპლინაზე. შეიძლება მოგიწიოთ ოფისებს შორის მგზავრობამ, ასევე გამგზავრება ტრენინგებსა და კონფერენციებზე დასასწრებად, თუ დიდ ორგანიზაციაში ან მის ფილიალში მუშაობთ.

ოფის მენეჯერი შეიძლება ნებისმიერი კვალიფიკაციით გახდეთ, მაგრამ სასურველია კვალიფიკაცია გქონდეთ სასურველ საგნებში:

1. ბიზნეს ადმინისტრირება/ბიზნეს მენეჯმენტი
2. კომპიუტერული და ინფორმაციული ტექნოლოგიები
3. ადამიანური რესურსების მენეჯმენტი
4. მენეჯმენტი
5. საჯარო ადმინისტრირება

ხარისხის გარეშე მუშაობის დაწყება შესაძლებელია, თუ სათანადო გამოცდილება გაქვთ. ბევრი ოფის მენეჯერი იწყებს ოფის ადმინისტრატორიდან და შემდეგ განაგრძობს კარიერულ წინსვლას ოფის მენეჯერობამდე.

ოფის მენეჯერი უნდა გამოირჩეოდეს ბრწყინვალე ორგანიზაციული და დროის მართვის უნარებით, კარგად უნდა იცოდეს მაიკროსოფტის და სხვა საოფისე პროგრამები, შეეძლოს სწრაფი ბეჭდვა, ამოცანების დახარისხება პრიორიტეტების მიხედვით და სტრესულ გარემოში მუშაობა, გუნდის გაძღოლა და მოტივირება, უნარი აკეთოს თავისი საქმე და თვალი ადევნოს სხვების მუშაობას, ბრწყინვალე ინტერპერსონალური, ზეპირი და წერითი კომუნიკაციის უნარები, დეტალებისადმი ყურადღებიანობა, მოქნილობა და ადაპტირება სწრაფად ცვლად გარემოსთან, პროექტის მენეჯმენტის უნარები.

კონკურენცია განსხვავებულია დასაქმების სექტორების მიხედვით, მაგრამ ჩვეულებრივ ოფის მენეჯერის ვაკანსია დიდი რაოდენობით აპლიკაციას იღებს. შესაბამის საოფისე გამოცდილებას დიდი მნიშვნელობა აქვს.

ასევე დაგეხმარებთ გამოცდილება, რომელიც გუნდური მუშაობის და მენეჯმენტის უნარებს მოითხოვდა.

ოფის მენეჯერები დასაქმებული არიან როგორც საჯარო და კერძო, ასევე საქველმოქმედო ორგანიზაციებში, ყველა ორგანიზაციას, რომელსაც ოფისი აქვს ოფის მენეჯერი ესაჭიროება.

ჩვეულებრივ დამსაქმებლები არიან:

კერძო სადაზღვეო ორგანიზაციები

საგანმანათლებლო დაწესებულებები, სკოლები და უნივერსიტეტები

ადგილობრივი და ცენტრალური სამთავრობო ორგანიზაციები

საქველმოქმედო ორგანიზაციები

ფინანსური მომსახურების კომპანიები

იურიდიული კომპანიები

სოციალური მომსახურების ორგანიზაციები

გასართობი, კრეატიული, მედია და დასვენების ინდუსტრიები

საინჟინრო კომპანიები

სატრანსპორტო კომპანიები

სადისტრიბუციო კომპანიები

ინდუსტრიის ყველა დარგის მწარმოებლები

სამეცნიერო ორგანიზაციები

უშიშროების სამსახურები

კომუნალური მომსახურების - გაზის, ელ. ენერგიის, წყლის და ტელეკომუნიკაციების პროვაიდერები

ტრენინგების შესაძლებლობები მეტწილად დამსაქმებელზეა დამოკიდებული, თუმცა დამსაქმებელთა უმეტესობა საბაზისო ტრენინგს შემოგთავაზებთ, რაც გულისხმობს მაგალითად, მონაცემთა ბაზების და კონტენტის მართვის სისტემის შესწავლას.

ტრენინგი შეიძლება ჩატარდეს კომპანიის ოფისში (ჩვეულებრივ დიდ ორგანიზაცებში) ან დაიქირავონ კომპანია, რომელიც გვთავაზობს შემდეგ კურსებს:

• გუნდის მართვა და გაძღოლა
• რეკრუიტინგი და არჩევა
• თანასწორობის და განსხვავებულობის პოლიტიკა
• ჯანმრთელობა და უსაფრთხოება
• მარკეტინგი
• სტრესის მართვა
• დროის მართვა

პატარა კომპანიებში ინიციატივის გამოჩენა და საკუთარ პროფესიულ განვითარებაზე ზრუნვა თავად მოგიწევთ, კურსის ღირებულებას ხშირად დამსაქმებლები იხდიან, მაგრამ ტრენინგებისთვის გამოყოფილი ბიუჯეტი შეიძლება შეზღუდული იყოს.

ოფის მენეჯერის როლი ჩვეულებრივ არ არის დამწყები საფეხური კარიერაში და უნდა გქონდეთ ადმინისტრაციული ან მენეჯერული გამოცდილება სანამ ამ სამსახურს დაიწყებთ.

დანიშვნის და გამოცდილების მიღების შემდეგ, შეიძლება დაგაკისრონ დამატებითი პასუხისმგებლობები, როგორიცაა უფრო დიდი გუნდის მართვა ან უფროსი მენეჯერის მოვალეობები.

მას შემდეგ, რაც გამოცდილებას მიღებთ ოფის მენეჯერობაში, შეიძლება გაგიჩნდეთ შესაძლებლობა აინაცვლოთ კარიერულ კიბეზე ტოპ მენეჯმენტობამდე ან გააგრძელოთ დეპარტემენტის უფროსობისკენ. ბოლოს შეიძლება უფროსი მენეჯერიც გახდეთ, უმეტესად მაშინ, თუ ორგანიზაციაში რამდენიმე ოფის მენეჯერია. ამაში ისეთ სპეციალობებში განვითარება შეიძლება დაგეხმაროთ როგორიცაა ფინანსები, ადამიანური რესურსების მენეჯმენტი ან სტრატეგიული დეველოპმენტი.